メールアーカイブサービスとは？種類別の特徴や必要性を解説

「メールアーカイブサービスとバックアップは何が違うの？」「どのような種類があり、自社に合ったサービスをどう選べばいい？」と疑問を感じている方も多いのではないでしょうか。

メールアーカイブサービスは、企業が送受信したメールを保存・管理し、必要なときに検索・確認できるようにするサービスです。

特に、取引記録の適切な保存や退職・誤削除による情報消失の防止、監査・不正調査への対応など、企業のコンプライアンス対策において重要な役割を担います。

そこで本記事では、

• メールアーカイブサービスの概要と種類
• メールアーカイブサービスが必要な理由
• サービスの選び方とおすすめ製品
• 保存したメールを不正対策に活用する方法

について詳しく解説します。メールアーカイブサービスの導入や見直しを検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。

メールアーカイブサービスとは？

メールアーカイブサービスとは、企業内で送受信されたメールを専用のサーバーやストレージに保存・管理し、必要なときに検索・参照できるようにするシステムです。

企業のメールには、個人情報や機密情報、取引先との契約・取引に関する重要な内容などが含まれています。そのため、メールを適切に保存・管理することは、情報管理やコンプライアンスの観点からも重要です。

メールアーカイブサービスは、以下のようなリスクが生じたときに、記録を確認・追跡する手段になります。

• 機密情報の漏えいやメールの改ざん
• 取引先や従業員とのトラブルに関する記録の消失
• 個人情報の管理不備などによる法令遵守上の問題
• 内部統制やコンプライアンスに関するリスク

これらのリスクとの関わりは、後述の「メールアーカイブサービスはなぜ必要なのか？」で詳しく解説します。

保存されたメールは検索機能を使って必要な情報を取り出せるため、監査やトラブル発生時の事実確認にも活用できます。また、メールアーカイブサービスのなかには、保存したメールを元のメールサーバーから削除することで、サーバーの容量負担を軽減できるものもあります。

バックアップとの違い

バックアップとメールアーカイブは、どちらもメールデータを保存する仕組みですが、目的や管理方法が異なります。

バックアップは、システム障害や誤操作によってデータが消失・破損した際に、元の状態へ復旧することを目的としています。一方、メールアーカイブは、過去のメールを継続的に保存し、必要なときに検索・参照できるようにする仕組みです。

主な違いは以下のとおりです。

	バックアップ	メールアーカイブ
主な目的	データの復旧	記録の長期保存・検索
保存方法	データを複製して保存	メールを継続的に蓄積
主な用途	障害・誤削除への対応	監査・調査・記録の確認

Gmail・Outlookのアーカイブ機能との違い

GmailやOutlookには、受信トレイを整理するためのアーカイブ機能が備わっています。これらのアーカイブ機能では、選択したメールを受信トレイから移動でき、必要になれば再度確認することも可能です。

企業向けのメールアーカイブサービスとの主な違いは、以下のとおりです。

• Gmail・Outlook：ユーザーがメールを選択し、個人の受信トレイを整理する
• メールアーカイブサービス：企業の送受信メールを継続的に保存し、監査やコンプライアンス対応に活用する

企業向けのサービスは、従業員の操作に依存せず、組織全体のメールを保存・管理できる点が特徴です。

なお、Google WorkspaceやMicrosoft 365には、個人の受信トレイを整理するアーカイブ機能とは別に、組織全体のメールを保持・検索する管理者向けの機能もあります。こちらは次の見出しで、メールアーカイブの種類の1つとして解説します。

メールアーカイブサービスの種類

本記事では、メールアーカイブサービスをメールの保存環境や管理方法によって、以下の3つの種類に整理します。

• 専用クラウド型
• オンプレミス・自社管理型
• 既存メール基盤の機能活用型

それぞれ導入費用や運用負担、管理できる範囲などが異なるため、自社の規模や運用体制に合ったサービスを選ぶことが重要です。以下では、各種類の特徴を解説します。

専用クラウド型

専用クラウド型は、現在のメール環境と外部のアーカイブサービスを連携し、送受信メールのコピーをクラウドに保存するタイプです。

従業員は普段どおりGmailやOutlookを使い、権限を付与された監査担当者は、専用の管理画面で取引先のメールアドレスや送受信日を指定して過去のやり取りを探せます。

導入前には、保存期間や料金に加え、連携設定を行う前のメールも取り込めるかを確認しておきましょう。添付ファイル内の文言まで検索したい場合は、対応するファイル形式も確認します。

また、長期保存したメールは閲覧前に取り出しの手続きが必要なサービスもあるため、調査時にすぐ確認できる範囲も比較のポイントです。

メリット	・アーカイブ用のサーバーを自社で用意せずに導入できる ・サーバーの保守やシステム更新を提供元に任せられる ・現在のメール環境を使いながら、専用画面で過去のメールを検索できる
デメリット	・外部サービスへのメール保存が自社のルールに沿うか確認が必要 ・月額・年額などの利用料が継続して発生する ・保存期間や添付ファイルの検索範囲、取り出しにかかる時間は製品によって異なる

オンプレミス・自社管理型

オンプレミス・自社管理型は、自社で管理するサーバーに専用ソフトウェアを導入し、メールの保存環境を構築するタイプです。

社内ルールでデータの保管場所が指定されている場合は、条件を満たすサーバーにメールを保存し、社内ネットワークから管理画面にアクセスする構成を取れます。

導入時は、現在のメール量に加え、数年分のメールや添付ファイルが蓄積したときに必要な容量まで見積もりましょう。

また、サーバーの故障に備えて、アーカイブデータのバックアップ先と復旧手順を決めておく必要があります。保存環境を自社のルールに合わせる必要があり、日常の保守から障害時の復旧まで担当できる企業に向いています。

メリット	・データの保管場所を自社のルールに合わせて決められる ・管理画面へのアクセス経路や閲覧権限を自社の方針に沿って設定しやすい ・保存容量やバックアップの構成を自社の要件に合わせて設計できる
デメリット	・サーバーの調達やソフトウェアの導入に費用がかかる ・サーバーの保守やソフトウェアの更新を担う担当者が必要になる ・容量の監視・増設や障害時の復旧にも対応する必要がある

既存メール基盤の機能活用型

既存メール基盤の機能活用型は、すでに利用しているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365の機能で、メールを保持・検索するタイプです。

それぞれ以下のような特徴を持っています。

• Google Workspace：Google VaultでGmailのメールを保持・検索・書き出しできる
• Microsoft 365：Microsoft Purviewの保持ポリシーでExchange Onlineのメールを保持し、電子情報開示（調査や訴訟に備え、電子データを検索・抽出する機能）で調査対象のメールを検索

利用前に確認したいのは、現在の契約で使える機能と、退職者のメールを残す手順です。退職者のメールを残す手順は、選び方の見出しで詳しく解説します。

日常のメール検索に加えて監査にも使う場合は、対象のメールが保持ルールに含まれ、権限を持つ担当者が検索できるかまで確認しましょう。

メリット	・現在のメール基盤を使えるため、専用サーバーの構築や外部サービスとの連携設定を省ける ・必要な機能が契約に含まれていれば、別サービスの契約を増やさずに始められる
デメリット	・契約プランによっては、プラン変更や追加ライセンスが必要になる ・保持・検索できる対象や範囲は、利用しているメール基盤の仕様に左右される

メールアーカイブサービスはなぜ必要なのか？

企業活動では、取引先とのやり取りや社内の重要な連絡など、多くの情報がメールで共有されています。こうした情報を適切に保存・管理するために、メールアーカイブサービスが活用されています。

メールアーカイブサービスが必要とされる主な理由は、以下の3つです。

• 取引メールや添付書類を法令に沿って保存するため
• 退職や誤削除で会社の記録を失わないため
• 監査・不正調査・取引トラブルで証跡を示すため

以下では、それぞれの理由について詳しく解説します。

取引メールや添付書類を法令に沿って保存するため

企業間の取引では、請求書や契約に関する書類をメールでやり取りすることも少なくありません。電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った請求書などの取引データを、定められた要件に従って電子データのまま保存する必要があります。

具体的には、以下のような情報が保存対象となる場合があります。

• メールに添付された請求書などの取引書類
• メールに添付された契約に関する書類
• 取引金額や取引条件などが記載されたメール本文

保存が求められるのは、取引に関する情報が含まれるメールの本文や添付ファイルです。取引情報を含まないメールまで、すべて保存する義務があるわけではありません。

メールアーカイブサービスを活用すれば、こうした取引に関するメールや添付ファイルを継続的に保存し、必要なときに検索・確認できます。

メールアーカイブサービスは、電子取引データの保存要件に対応するための手段の一つです。ただし、導入するだけで電子帳簿保存法の要件を満たせるとは限りません。

対象となる取引データについては、真実性の確保と可視性の確保に関する要件を満たせるか、事前に確認する必要があります。真実性の確保は、保存したデータが改ざんされていないことを確保する要件です。可視性の確保は、取引年月日・取引金額・取引先で検索でき、すぐに表示できるようにする要件です。

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）
参考：国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」（令和6年11月）

退職や誤削除で会社の記録を失わないため

従業員の退職に伴うメールアカウントの削除や、操作ミスによるメールの誤削除は、重要な記録を失う原因になります。特に、取引先とのやり取りや業務上の重要な連絡が失われると、後から内容を確認できなくなるおそれがあります。

メールアーカイブサービスを活用することで、以下のような場面でも過去の記録を保全できます。

• 退職者のメールアカウントを削除した場合
• 従業員が誤って重要なメールを削除した場合

バックアップでは、退職者のアカウントを削除した後に保存データが更新されると、過去のメールが失われる可能性があります。

一方、専用のメールアーカイブサービスでは、あらかじめ保存したメールを継続的に保管できるため、アカウント削除後も過去のやり取りを検索・確認できる製品があります。ただし、既存メール基盤の機能では、アカウントを削除すると保持データも検索できなくなるものがあるため、製品や設定ごとの確認が必要です。

監査・不正調査・取引トラブルで証跡を示すため

メールアーカイブサービスは、監査や不正調査、取引先とのトラブルが発生した際に、必要な証跡を迅速に確認・提出するためにも役立ちます。

企業では、会計監査や内部監査、監督省庁による監査など、さまざまな調査に対応する必要があります。その際、過去のメールを保存しているだけでなく、「誰が、いつ、何を合意したのか」を正確に確認できることが重要です。

メールアーカイブサービスを導入すれば、必要なメールを条件に応じて検索できるため、証拠となる情報を探す手間を減らし、監査にかかる時間やコストの削減が期待できます。また、記録に基づいた事実確認が可能になり、監査担当者との情報共有も円滑になります。

以下の記事では、不正の兆候を把握するためのメール監視について解説しています。こちらも合わせて参考にしてみてください。

メール監視とは？不正防止に役立つ理由と企業が知るべき重要性を解説

メールアーカイブサービスの選び方

メールアーカイブサービスは、製品によって保存できるメールの範囲や検索機能、データの管理方法などが異なります。導入後に必要な記録を確認できないといった問題を防ぐためにも、まず前述の3つの種類から、自社の保守体制や現在のメール基盤に合う導入形態を絞り込みます。そのうえで、以下の点を踏まえて自社の運用に合ったサービスを選ぶことが大切です。

• 退職者アカウントを削除しても記録を残せるか
• 社内メール・共有アドレスまで保存漏れなく取得できるか
• 暗号化ZIPや添付PDFを実際に検索・確認できるか
• 調査対象のメールを自動削除から除外できるか

電子帳簿保存法の対象となるメールを保存する場合は、前述の改ざん防止や検索の要件を満たせるかもあわせて確認します。また、保存したメールを閲覧・検索できる担当者を限定し、その操作の記録を残せるかも、確認しておきたい点です。

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

退職者アカウントを削除しても記録を残せるか

メールアーカイブサービスを選ぶ際は、従業員の退職後も過去のメールを保存・確認できるかが重要なポイントです。メールアカウントを削除すると、取引先との連絡履歴や業務上の重要な情報を確認できなくなる場合があります。

営業担当者が退職して数か月後、取引先から「前回と同じ条件で発注したい」と連絡が来たとします。引き継ぎ資料に条件が書かれていなければ、当時のメールや添付された見積書が確認の手がかりです。

ここで確認したいのが、本人のアカウントを停止・削除した後も、権限を持つ担当者が過去のメールを探せるかです。

メール基盤の機能を使う場合は、退職時の手順まで確認しておきましょう。たとえば、Google Vaultで退職者のデータを保持するには、アカウントを削除せず、アーカイブユーザーライセンスに切り替えるなどの対応が必要です。

社内メール・共有アドレスまで保存漏れなく取得できるか

企業では、取引先とのメールだけでなく、従業員同士の連絡や、複数人で利用する共有アドレスでのやり取りも行われています。こうしたメールが保存対象から漏れていると、監査やトラブル発生時に必要な記録を確認できない可能性があります。

たとえば、取引先からの問い合わせを「info@」のような共有アドレスで受け、担当者同士が社内メールで対応を相談していた場合、社外とのメールだけを保存していると、社内での判断の経緯が残りません。

そのため、メールアーカイブサービスを選ぶ際は、以下の点を確認することが重要です。

• 社外との送受信メールだけでなく、社内メールも保存できるか
• 複数人で利用する共有アドレスのメールも保存対象に含まれるか
• 自社で利用しているメール環境に対応しているか
• 保存対象を適切に設定できるか

メールの保存漏れを防ぐためには、自社でどのようなメールのやり取りが行われているかを踏まえ、必要な範囲を保存できるサービスを選ぶことが大切です。

暗号化ZIPや添付PDFを実際に検索・確認できるか

件名が「お見積書送付の件」で、探したい見積番号が添付PDFの中にしか書かれていない。こうしたメールを見つけられるかは、添付ファイルを保存できるかに加え、ファイル名やファイル内の文字を検索対象にできるかで変わります。

たとえば、Google Vaultでは、メールに直接添付されたテキストベースのPDFは、検索用の索引に登録された範囲を検索できます。

添付ファイルの種類	試用時に確認すること
文字を選択できるPDF	件名や本文には書かず、PDF内だけに入れた見積番号でメールが見つかるか
紙の書類をスキャンしたPDF	画像内の文字をOCR（画像から文字を読み取る技術）で認識し、検索に使えるか
パスワード付きの暗号化ZIP	件名やファイル名などで元のメールを探せるか。ZIPを取り出し、パスワードを使って中身を確認できるか

試すときは、検索に使う言葉を添付ファイルの中だけに入れるのがポイントです。メール本文にも同じ言葉があると、検索結果に表示されても、添付ファイルの中身まで検索できたかを判断できません。

暗号化ZIPを日常的に受け取る企業では、後から開くためのパスワードを誰がどこで確認できるかも、あわせて整理しておきましょう。

調査対象のメールを自動削除から除外できるか

メールアーカイブサービスでは、保存期間を設定し、一定期間が経過したメールを自動的に削除する場合があります。しかし、監査や不正調査の対象となっているメールまで削除されると、必要な証拠を確認できなくなるおそれがあります。

たとえば、取引先との紛争が始まった時点で、関係するメールの一部が保存期間の満了で自動削除の対象になっていることがあります。

調査や訴訟に備えて特定のメールを削除の対象から外す機能は、法的ホールド（リーガルホールド）と呼ばれます。

そのため、サービスを選ぶ際は、以下の点を確認することが重要です。

• 調査対象のメールを自動削除の対象から除外できるか
• 通常の保存期間とは別に管理できるか
• 調査が長期化した場合も継続して保存できるか

監査や不正調査では、通常の保存期間を過ぎても記録が必要になる場合があります。必要な証拠を失わないためにも、調査対象のメールを継続して保存できる仕組みがあるか、事前に確かめておくことが大切です。

不正が疑われる段階でのメールの保全と調査の進め方は、メールフォレンジックとは。手法・事例とAIメールレビューによる不正予防で解説しています。

おすすめのメールアーカイブサービス

メールアーカイブサービスには、クラウド上でメールを保存するものから、自社で管理するもの、既存のメール環境を活用するものまで、さまざまな製品があります。

ここでは、導入形態の異なる以下の3つのサービスを紹介します。

• 専用クラウド型のActive! vault SS
• オンプレミス・自社管理型のm-FILTER Archive
• 既存メール基盤の機能活用型のGoogle Vault

それぞれの運営元や料金、主な特徴を比較したうえで、自社に合ったものがあるか、参考にしてみてください。

	運営元	料金	特徴
Active! vault SS	株式会社クオリティア	月額200円／メールアドレス（1年保存プラン・税別） 初期費用：100,000円（税別。30メールアドレスから契約可能）	メールのリアルタイム保存や詳細検索、改ざん防止に対応
m-FILTER Archive	デジタルアーツ株式会社	要問い合わせ	メールの全文保存や高速検索、改ざん検知に対応
Google Vault	Google	Business Plus：月額2,500円（1ユーザー・年間契約・税別） 対象のEnterpriseプラン：要問い合わせ （Business Starter・Business Standardでは利用できません）	Gmailなどのデータ保持・検索や法的ホールドに対応

料金は2026年11月時点の通常価格（税別）です。最新の料金・期間限定の割引は各社の公式サイトで確認してください。

専用クラウド型のActive! vault SS

出典：株式会社クオリティア「Active! vault SS」

Active! vault SS（アクティブボルト エスエス）は、株式会社クオリティアが提供するクラウド型のメールアーカイブサービスで、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどと連携して利用します。

主な機能や特徴は、以下のとおりです。

• 送受信メールをリアルタイムで自動保存
• 保存したメールの改ざんを防止
• 送受信アドレスや件名、本文、添付ファイルの内容を対象とした詳細検索
• アクセス権限の設定や操作ログの記録
• 1年保存プランでは、クラウドでの保存に加え、物理メディア（BD）によるデータ送付にも対応

これらの機能により、必要なメールを効率的に検索でき、監査やトラブル発生時の証跡としても活用できます。メールの長期保存や内部統制の強化を図りたい企業に適したサービスです。

料金は1年保存プランで1メールアドレスあたり月額200円（税別）、初期費用は10万円（税別）で、30メールアドレスから契約できます。利用アドレス数はMicrosoft 365やGoogle Workspaceの契約数と同数で申し込み、保存期間は1年・3年・5年から選びます。

オンプレミス・自社管理型のm-FILTER Archive

出典：デジタルアーツ株式会社「m-FILTER Archive」

m-FILTER Archiveは、デジタルアーツ株式会社が提供するオンプレミス型のメールアーカイブ製品で、Microsoft Exchangeと連携して利用します。送受信メールの全文保存や高速検索、改ざん検知などの機能を備えており、企業の内部統制やコンプライアンス対策を支援します。また、社内メールを含めた記録管理にも活用できる点が特徴です。

主な機能や特徴は、以下のとおりです。

• 送受信メールの全文保存と高速検索
• AND・OR検索やNOT検索など、複数の条件を組み合わせた詳細検索
• メール本文や添付ファイルを対象とした検索
• 送信直後のメールの検索
• 保存データの高圧縮によるストレージ容量の削減
• メールの改ざん検知や一括ダウンロード
• Microsoft Exchangeとの連携

これらの機能により、大量のメールから必要な情報を効率的に探せるため、情報漏えいなどの問題が発生した際の迅速な調査にも役立ちます。

料金はライセンス数や契約内容によって異なるため、詳細は問い合わせが必要です。

既存メール基盤の機能活用型のGoogle Vault

出典：Google「Google Vault」

Google Vaultは、Googleが提供するGoogle Workspace向けのデータ保持・電子情報開示ツールです。Gmailのメールだけでなく、GoogleドライブのファイルやGoogle Chatのメッセージなども対象としており、企業の情報管理や監査業務を支援します。

主な機能や特徴は、以下のとおりです。

• 設定したルールに基づくデータの保持
• 保存したデータの検索や書き出し
• 特定のデータを削除対象から除外する法的ホールド機能
• Gmail、Googleドライブ、Google Chatなどのデータに対応

これらの機能により、情報漏えいや不正行為の調査、訴訟対応などに活用できます。

なお、Google Vaultは、Google WorkspaceのBusiness Plusや対象のEnterpriseプランなどで利用できます。Business StarterとBusiness Standardには標準搭載されていないため、利用を検討する場合は対応する契約プランや追加ライセンスの提供条件を確認してください。

保存したメールを不正対策に活用する方法

メールアーカイブサービスで保存したメールは、監査や不正調査にも活用できます。ただし、メールを保存するだけでは、不正の兆候を把握できるわけではありません。

大量のメールから確認すべき情報を見つけるためには、適切な活用方法を考える必要があります。

保存したメールを不正対策に活用する際は、以下の2つのポイントが重要です。

• 保存・検索と不正リスクの検出を分けて考える
• 大量メールの確認はリスクに応じて優先順位をつける

それぞれの考え方について詳しく解説します。

保存・検索と不正リスクの検出を分けて考える

保存したメールを不正対策に活用するためには、メールの保存・検索と、不正リスクの検出を分けて考えることが重要です。

それぞれの役割は、以下のとおりです。

• 保存：過去のメールのやり取りを記録として残す
• 検索：特定の条件に合うメールや情報を探す
• モニタリング：メールの内容ややり取りから、不正につながるリスクの兆候を確認する

不正を疑うきっかけがない場合、保存された大量のメールから何を確認すべきか判断するのは容易ではありません。

そのため、メールを保存・検索できる環境を整えるだけでなく、不正対策の目的や確認したいリスクに応じて、検索やモニタリングなどの方法を適切に使い分けることが大切です。

蓄積したメールを定期的に点検する手順は、メール監査とは。目的・手法とAI活用の進め方で解説しています。

大量メールの確認はリスクに応じて優先順位をつける

大量のメールから不正の兆候を効率的に見つけるためには、リスクの高い対象から優先的に確認することが重要です。

特に、メールの確認では以下のような点が課題となります。

• すべてのメールを人手で確認するには時間と労力がかかる
• 同じ内容でも使われる言葉や表現が異なる
• 前後の文脈によって言葉の意味が変わる
• キーワード検索だけでは確認対象を十分に絞り込めない場合がある

そのため、特定のキーワードの有無だけでなく、やり取りの内容や不正につながる可能性を踏まえて、確認対象に優先順位をつけることが有効です。

限られた時間や人員をリスクの高い対象に集中させることで、メール確認の負担を抑えながら、不正の兆候を把握しやすくなります。

不正リスクの高さに応じて確認対象を絞り込む方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

リスクベース監査とは。網羅型との違い・実務ステップ・不正リスクへの適用を解説

メール・チャットのAI監査には「NaLaLys」

メールやチャットを活用した不正対策では、膨大なデータの中からリスクの高いやり取りを効率的に見つけることが重要です。しかし、すべての内容を人手で確認するには、多くの時間と労力がかかります。

こうした課題の解決に役立つのが、AIを活用した不正リスク検知サービス「NaLaLys」です。メールやチャットの内容をAIが自動解析し、不正の兆候が疑われるやり取りを抽出することで、確認作業の効率化を支援します。メールの保存・検索はメールアーカイブサービスが担い、NaLaLysは、メールやチャットの内容を解析して不正リスクの兆候を検出する役割を持ちます。

NaLaLysの主な特徴は、以下のとおりです。

• AIがメール・チャットを自動解析し、不正リスクを検出
• 高リスクのやり取りを抽出し、確認作業の負担を軽減

それぞれの特徴について詳しく紹介します。

AIがメール・チャットを自動解析し、不正リスクを検出

NaLaLysは、AIが社内のメールやチャットを自動解析し、不正やコンプライアンス違反につながるリスクを検出するサービスです。あらかじめ学習済みのAIと独自の検知ロジックを搭載しており、利用者がキーワードや教師データを準備しなくても分析を開始できます。

主な検知対象は、以下のとおりです。

• 会社資産の横領
• キックバック
• 贈収賄
• 品質不正
• 情報漏えい
• ハラスメント

など

これらに加え、自社独自のキーワードやルールを追加することで、社内規程への違反が疑われるやり取りも確認できます。

また、メールデータをアップロードするだけで分析できるほか、API連携によるデータの自動取得にも対応しています。クラウド型のためシステム構築が不要で、契約から最短1週間で利用を開始できる点も特徴です。

高リスクのやり取りを抽出し、確認作業の負担を軽減

大量のメールやチャットを人手で確認する場合、対象が多すぎてチェックに時間がかかるだけでなく、担当者の経験や判断によって確認する範囲にばらつきが生じることもあります。

NaLaLysでは、不正リスクをスコア化して高リスクのやり取りを一覧化するため、以下のような効果が期待できます。

• 優先的に確認すべきメールやチャットを把握できる
• 調査の初動対応や詳しい確認に時間を充てられる
• リスクの高い部門や人物、時期を把握し、確認対象に優先順位をつけられる

例えば、NaLaLysの試算では、10万件のメールのうち100件が高リスクと判定されるケースで、すべてを目視確認する場合と比べて、確認時間を約99.9％削減できるとしています。抽出された100件だけを確認する前提での試算上の目安です。

不正リスクの検出や確認作業の効率化を図りたい場合は、NaLaLysのようなAIを活用したサービスも選択肢となります。

限られた人員でも重要なリスクに集中しやすくなり、日常的なモニタリングから不正発覚時の調査まで、確認業務の効率化につながります。

NaLaLysの機能の詳細は、メール・チャットのAI監査サービス「NaLaLys」の製品ページで紹介しています。

メールの適切な保存・管理体制を整えるとともに、目的に応じた仕組みを活用し、コンプライアンス対策や不正リスクへの対応を強化しましょう。

まとめ

メールアーカイブサービスは、企業の送受信メールを保存・管理し、必要なときに検索・確認できるようにするサービスです。法令に沿った取引記録の保存や、退職・誤削除による情報消失の防止、監査やトラブル発生時の証跡確認などに役立ちます。

サービスを選ぶ際は、導入形態や料金だけでなく、保存対象の範囲や添付ファイルの検索機能、調査中のメールの扱いなどを比較し、自社の目的に合ったものを選ぶことが重要です。

本記事の要点は、次のとおりです。

• バックアップや受信トレイのアーカイブ機能とは目的が異なる
• 専用クラウド型・オンプレミス型・既存メール基盤の機能活用型の3種類から、保守体制とメール基盤に合う形を選ぶ
• 電子帳簿保存法の対象となるメールを保存する場合は、改ざん防止と検索の要件を満たせるかを確認する
• 退職者・社内メール・添付ファイル・調査中のメールの扱いを、試用の段階で確かめる
• 保存したメールから不正の兆候を見つけるには、検索とは別に、リスクに応じて確認対象を絞り込む仕組みが要る

まずは現在のメール基盤の契約で、保持・検索の機能をどこまで使えるかを確認するところから始めるとよいでしょう。