メール監視とは？不正防止に役立つ理由と企業が知るべき重要性を解説

「メール監視とは？」「メール監視をするべき重要性や役立つ理由がわからない」という方も多いでしょう。従来より、さまざまな企業で問題視されている不正行為。

不正行為は、金銭的な損失だけでなく、企業の信用低下やブランド価値の毀損、法的リスクにまで発展する可能性があります。こうした背景から注目されているのが「メール監視」です。

そこで本記事では、

• メール監視の基本的な仕組みや目的
• 企業がメール監視を導入する重要性
• メール監視を行う上での注意点

をわかりやすく解説します。内部不正対策や情報セキュリティ強化を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

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メール監視とは？

メール監視とは、企業が社員の業務用メールをチェックし、不正やトラブルを防ぐための仕組みのことです。メール監視では、従業員が仕事で送受信するメールについて、次のような点を確認します。

• 社外に出してはいけない情報が送られていないか
• 不正なやり取りやルール違反が行われていないか
• ウイルスや詐欺メールなどの危険なメールが含まれていないか

ここで注意したいのは、メール監視の目的が従業員を疑うことではないということ。あくまでも、会社を守るために、業務メールの中に潜むリスクを早めに見つける仕組みです。

トラブルを未然に防ぎ、安心して仕事ができる環境を作るための対策として、多くの企業で導入が進んでいます。

メール監視の重要性

まずはメール監視の重要性について紹介します。ここでは特に重要な3つのポイントを紹介します。

• 上場企業の3社に1社で不正が発生している
• メール監視は不正の兆候の発見に有効
• メール監視で対策可能な不正の例

上場企業の3社に1社で不正が発生している

昨今メール監視が重要と言われる理由の1つが、企業内における不正行為の増加です。KPMGが公表している「日本企業の不正に関する実態調査」によると、2018年で32%、2022年で24%に下がっているものの、2024年に32%まで向上しています。

つまり、3社に1社の割合で不正が起きていることです。

そして、不正が発覚した経路の約58％が「内部からの通報」であることです。つまり、不正は外部からではなく、社内のやり取りの中で兆候が現れるケースが多いということ。

業務連絡の中心であるメールには、不正の予兆やルール違反のサインが残りやすく、メール監視を行うことで問題を早期に察知できるのです。

メール監視は不正の兆候の発見に有効

メール監視が不正の兆候の発見に有効とされるのは、不正が「正式な手続きに入る前の段階」で芽生えるケースが多いためです。下記の図が示す通り、相談・ベンダー選定・交渉といった非定型で自由度の高いプロセスで発生しやすいことがわかります。

これらの工程はルールが曖昧になりやすく、記録も形式化されていないため、従来の監査では見逃されがちです。

また、不正が発生する背景として多いのが、業務がブラックボックス化しているケースです。個人の判断や裁量に依存した業務では、やり取りの多くがメールで行われます。

そのため、メールの文面や頻度、特定の相手との継続的なやり取りには、不正につながる違和感や兆候が表れやすいのです。

メール監視で対策可能な不正の例

メール監視で対策できる不正行為は幅広く、企業活動のさまざまな場面に潜んでいます。メール監視を実施することで、以下の画像にある通り不正流用や財務諸表不正、贈収賄など、組織の信頼やコンプライアンスを損なう行為の兆候を横断的に検知することが可能です。

これらの不正は、いきなり決裁書や契約書といった正式な書類に現れるわけではなく、多くの場合、

• 業務上の相談
• 内部での指示
• 取引先との交渉や依頼

といったメールのやり取りの段階で兆候が表れます。メール監視を行うことで違和感のある表現や不自然なやり取りを早期に把握でき、不正が顕在化してから対応するのではなく、問題が大きくなる前の段階で是正や注意喚起を行うことが可能です。

会社は法的に社員のメール監視が可能

ここまでメール監視の重要性について解説しましたが、ここで気になるのは「社員のメールを監視しても問題ないのか」という点です。結論から言うと、会社は法的に社員のメール監視が可能です。ここでは、

• メール監視が許される理由
• メール監視に関する裁判例

の2点について解説します。

メール監視が許される理由

メール監視が許される理由は、単に企業側の都合によるものではなく、企業運営を健全に維持するための合理的な根拠に基づいています。

社員から見ると「監視されているようで不安」「プライバシー侵害ではないか」と感じるかもしれませんが、業務メールの監視は一定の条件のもとで正当性が認められています。

メール監視が許される理由は、

• 企業秩序を維持するため
• 会社の所有物を利用しているため
• 職務専念義務があるため

です。業務メールは、会社の設備・システムを使って業務目的で送受信されるものであり、企業は情報漏洩や内部不正、ハラスメント、コンプライアンス違反といったリスクを放置すれば、取引停止・損害賠償・信用失墜など深刻な経営ダメージを受けます。そのため、会社には組織の秩序を保ち、社員が業務に適切に従事しているかを確認し、社内外のリスクを未然に防ぐ責任と権限が認められています。

メール監視に関する裁判例

メール監視の是非を判断するうえで参考になる代表的な裁判例が、F社Z事業部事件です。

本件は、私用メールを上司が無断チェックしたことについて、労働者のプライバシー侵害にあたるかどうかが争われた事例になります。詳しい内容は以下になります。

【内容】
F社Z事業部に勤務していた女性従業員Xは、事業部長Yから部署の課題について意見を求める業務メールを受け取ったものの、その内容を「単なる飲みの誘い」と受け止め、同僚に送信するつもりで批判的なメールを作成。

しかし、そのメールを誤ってY本人に送信してしまいます。これをきっかけにYは警戒感を強め、Xの業務メールの内容を確認するようになりました。

その後の監視により、Xが同僚に対して「Yのスキャンダルでも探して何とかしましょうよ」などと送信し、Yをセクハラで告発しようとしていることが判明しました。Xがパスワードを変更した後も、YはIT部門に依頼してメールの監視を継続しました。

これに対しXは、上司であるYが本人の許可なくメールを閲読した行為はプライバシー侵害にあたるとして損害賠償を請求。しかし、裁判所は業務メールの私的利用が度を超えていた点や、監視に一定の業務上の必要性が認められることなどを踏まえ、Xの請求を棄却しました。

この裁判例が示しているのは、会社が一定の条件を満たす限り、社員の業務メールを監視することは法的に許されるという点です。会社が社員のメール監視を行える根拠は、プライバシー権よりも無条件に会社の権限が優先されるからではなく、企業経営上の管理責任と合理性が認められるかどうかにあります。

メール監視をする際の注意点

メール監視は法的に問題がないとはいえ、注意点もあります。ここでは4つの注意点を解説します。

• 運用方針の検討とリスクマネジメント
• 実施責任者や権限を定める
• 手動での確認には限界がある
• メール監視はシステム導入で自動化しよう

運用方針の検討とリスクマネジメント

メール監視をスムーズに運用するためには、自社の情報セキュリティ方針や社内文化に合わせた管理体制を検討することが重要です。

単に「監視する・しない」を決めるのではなく、

• どのような目的
• どの範囲まで
• どのように管理するのか

を事前に整理しておくことで、不要なトラブルや不信感を防ぐことができます。

たとえば、すべてのメール内容を常時確認するのではなく、外部への送信時や特定の条件に該当した場合のみ確認するなど、必要最小限の範囲で運用する方法が考えられます。

また、メール監視に用いるキーワード設定についても、すべての送信を止めるのではなく、不正や誤送信に早く気付くための補助的な仕組みとして活用するなど、過度な制限にならない運用が重要です。

実施責任者や権限を定める

メール監視を行う際は、誰が・どの範囲まで対応できるのかを事前に決めておくことが重要です。実施責任者や権限が曖昧なまま運用すると、誰でも見られる状態になり、かえってプライバシー侵害や社内トラブルの原因になってしまいます。

また、実際にメール監視を巡った裁判では、「責任者の立場にない者がメールをチェックする」「個人的な興味や好奇心からの過剰な監視」といった行為はプライバシー侵害として違法と判断されています。つまり、誰もが自由にメールを閲覧できる状態では、企業責任を問われることになります。

定めるべき項目としては以下の通りです。

項目	概要
監視実施者の職位	情報セキュリティ部門やコンプライアンス部など、限定した部門に限定
各実施者の具体的な権限	「件名・送受信相手の確認」「本文内容・添付資料の確認」など
監視結果の取扱い	誰が結果を確認するのか、どのレベルまで情報を共有するのか
アクセス権限の定期的な見直し	退職・異動時の権限取り消し手続き

実施責任者と権限を明確に定めておくことで、不要な監視を防ぎつつ、法的リスクと社内トラブルの両方を抑えたメール監視体制を構築することができます。

手動での確認には限界がある

メール監視を実施する際、手動で実施する企業は少なくありません。しかし、手動では膨大な工数がかかる上に見落としなどのリスクも存在し効率が良いとは言えないでしょう。

例えば、10万件規模のメールを手動で確認する場合、すべてを1件ずつ目視するのではなく、特定のキーワードで検索・抽出したメールを確認する運用が一般的です。しかし、この方法では、不正と直接関係のないメールも多数ヒットしてしまい、本当にリスクの高いメールはごく一部に限られます。

その結果、抽出された膨大なメールを精査する必要があり、想定以上の確認工数が発生します。

また、手作業での確認は、

• 確認漏れが発生しやすい
• 担当者の負担が大きく、集中力が続かない
• 判断基準にばらつきが出やすい

といったリスクも伴います。特に、メール件数が増えるほど重要なメールを見逃す可能性が高まります。このような理由から、メール監視を考える際は、人の目だけに頼った運用には限界があることを理解し、効率的にリスクを把握できる体制を検討することが重要です。

メール監視はシステム導入で自動化しよう

前章で述べたとおり、メール監視をすべて人の目で行うには、時間や人手の面で限界があります。メール件数が増えるほど確認作業は属人化しやすく、見落としや判断のばらつきが発生するリスクも。こうした課題に対して有効なのが、メール監視をシステムで自動化する方法です。

近年のシステムでは、あらかじめ設定したルールや条件にもとづいて大量のメールを自動でチェックできるため、すべてを人が確認する必要がありません。その結果、注意が必要なメールだけを抽出して確認できるようになり、監視業務にかかる時間や負担を大幅に軽減できます。

また、システムによる監視は判断基準が一定のため、担当者ごとの判断差や確認漏れが起こりにくい点も特徴です。

このように、メール監視をシステムで自動化することで、業務効率を高めながら、リスク管理の精度を維持しやすくなります。手動作業に頼り続けるのではなく、仕組みを活用した運用を検討することが、現実的な対策と言えるでしょう。

メール監視による不正検知には「NaLaLys」がおすすめ

ここまでを読んで「結局どのメール監視システムを導入するべき？」と悩む方も多いでしょう。そこでおすすめなのがNaLaLysが提供するシステムです。

ここではNaLaLysが提供するシステムの特徴を3つ紹介します。

• ルール×生成AIで広範囲の不正を検知
• ハイリスクメールだけを抽出し判断に集中
• メール監視の工数を99.9％削減

ルール×生成AIで広範囲の不正を検知

NaLaLysのシステムは、あらかじめ決められたキーワードやルールだけに依存するのではなく、複数のアプローチを組み合わせることで広範囲の不正検知を実現しています。

まず、お客様が保有する教師データやキーワードを反映することで、自社特有の不正パターンや過去に問題となった行為を的確に捉えます。一方で、それだけでは想定外の不正や新しい手口をすべて網羅することは難しいため、標準で用意された多数のキーワードや教師データによって検知範囲を拡張。

さらに、ルールやキーワードでは拾いきれない曖昧な表現や文脈的な違和感については生成AIが補完的に分析を行い、潜在的なリスクも検知対象に含めます。

これにより、特定の不正だけを狙い撃ちするのではなく、抜け漏れを抑えながら全体を俯瞰する不正検知体制を構築でき、運用を続けるほど検知精度とカバー範囲が高まっていく仕組みとなっています。

ハイリスクメールだけを抽出し判断に集中

通常のメール監視では、問題があるかどうかわからない大量のメールを一件ずつ確認する必要がありますが、NaLaLysではリスクのあるメールだけを一覧で表示します。

システムがあらかじめ全メールを分析し、その中から不正や規程違反の可能性が高いものだけを自動で抽出しているため、担当者が目にするのは「確認が必要なメール」だけです。つまり、「全部を読む」作業はシステム側が担い、人は判断・対応が必要な部分だけを見る役割に集中できます。

これにより、「何から確認すべきか分からない」「重要なメールが埋もれてしまう」といった状況を防ぎやすくなります。

結果として、

• 確認漏れが起きにくくなる
• 担当者の精神的・時間的負担が減る
• 判断基準が揃い、属人化しにくくなる

といった効果が生まれます。

メール監視の工数を99.9％削減

先述した通り、メール監視において全てのメールを人の目で確認するのは膨大な工数がかかります。例えば、10万件のメールを確認するとしましょう。手動で実施する場合は、1時間で100件程度が限界なので、約1,000時間の工数がかかるということ。

しかし、**NaLaLysでは10万件のメールを確認し100件のハイリスクメールを自動で抽出。**そのため、99.9%の工数削減を実現できるということです。

つまり、人が対応すべき作業は「10万件すべてを読むこと」ではなく、「抽出されたハイリスクメールを精査し、対応を判断すること」に変わります。

これにより、担当者は単純な確認作業に追われることなく、不正の有無や対応方針といった本来人が担うべき判断業務に集中できるようになります。

また、確認漏れや見落としのリスクを抑えられるほか、監視業務の属人化も防ぎやすくなります。結果として、メール監視を一時的な対応ではなく、継続的に回せる業務プロセスとして定着させやすくなる点もメリットです。

NaLaLysは、AIが人に代わって膨大なメールを網羅的に分析し、不正リスクの高いものだけを自動で抽出・スコア化することで、監査や調査を人が頑張る業務から仕組みで回る業務へと転換します。初期設定や専門知識がなくても導入初日から使えるため、現場の負担を減らしながら、不正を見逃さない体制づくりをすぐに始められます。

以下の資料では、NaLaLys導入によって実現できることや、導入による効果・メリットを整理して解説。また、業務でどのように活用できるか事例も掲載していますので、まずは無料でダウンロードしてみてください。

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メール監視におけるまとめ

メール監視は、社員を疑うためのものではなく、不正やトラブルの芽を早期に発見し、企業の信用・ブランド・経営を守るための重要なリスクマネジメント施策です。不正の多くは正式な手続きの前段階、つまり日常的なメールのやり取りの中で兆候が現れます。

しかし、膨大なメールを人の目だけで確認する運用には、工数・精度・継続性の面で限界があります。だからこそ今求められているのは、メール監視をどれだけ効率化し、コスト削減を実現できるか。そこでどのシステムを使用するべきかわからない方はNaLaLysの活用を検討しましょう。

NaLaLysはAIが人に代わって膨大なメールを解析し、不正リスクを自動で検出します。常時・高精度なモニタリングで監査を効率化し、担当者の負担を減らしながら、不正を見逃さない体制を整えます。

従来のメール監視システムは、導入準備やシステム構築に時間がかかりましたが、NaLaLysならクラウド型のため構築も不要です。以下のリンクからまずはお気軽にお問い合わせください。

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